در دنیای پرشتاب و رقابتی امروز، سازمان‌ها با چالش‌هایی مواجه‌اند که به دلیل پدیده‌ای به نام «عارضه افزودن» ایجاد می‌شوند. این عارضه به معنای انباشت قوانین، رویه‌ها، ابزارها و وظایف غیرضروری است که به صورت تدریجی وارد سیستم‌های سازمانی می‌شوند و منجر به کاهش بهره‌وری و خلاقیت می‌شوند. در این مقاله، قصد داریم به بررسی عمیق‌تری از این پدیده، ریشه‌های آن، پیامدهای مستقیم و غیرمستقیم بر سازمان‌ها و به ویژه راه‌حل‌هایی که می‌تواند به حذف موانع منجر شود، بپردازیم.
درک عارضه افزودن
عارضه افزودن به شرایطی اطلاق می‌شود که در آن سازمان‌ها به‌جای تمرکز بر از بین بردن وظایف غیرضروری، بیشتر به اضافه کردن ویژگی‌ها و مراحل جدید می‌پردازند. این امر نه تنها به افزایش بار کاری برای کارکنان منجر می‌شود، بلکه می‌تواند موجب تحمیل فشارهای روحی و روانی بر آن‌ها نیز شود. به بیان دیگر، در شرایطی که سازمان‌ها تلاش می‌کنند انواع مختلفی از خدمات و محصولات را ارائه دهند، در نهایت به جایی می‌رسند که نمی‌توانند به‌درستی به وظایف اصلی خود بپردازند.
۱- عوامل ایجاد کننده عارضه افزودن
چندین عامل وجود دارد که می‌تواند به بروز عارضه افزودن کمک کند:
- سازمان‌های سنتی: بسیاری از سازمان‌ها هنوز به رویکردهای سنتی مدیریت پایبند هستند و به همین دلیل گاهی نیاز به نوآوری و بهینه‌سازی فرآیندها را فراموش می‌کنند.
- فشار رقابتی: رقابت فشرده در بازار باعث می‌شود که سازمان‌ها به افزایش خدمات و محصولات جدید تمایل پیدا کنند.
- پاداش برای افزودن: مدیران و کارکنان معمولاً برای ایجاد ویژگی‌های جدید و بهبود رویه‌ها تشویق می‌شوند، در حالی که پیشرفت حاصل از حذف چیزهای غیرضروری به فراموشی سپرده می‌شود.
۲- پیامدهای عارضه افزودن
عارضه افزودن می‌تواند منجر به پیامدهای جدی برای سازمان‌ها شود:
- کاهش بهره‌وری: بار اضافی ناشی از مراحل غیرضروری، کارکنان را از تمرکز بر کارهای مهم بازمی‌دارد و در نتیجه، کارایی کل سازمان را به شدت کاهش می‌دهد.
- افزایش استرس: اضافه شدن وظایف غیرضروری می‌تواند به فرسودگی شغلی و کاهش انگیزه در بین کارکنان منجر شود.
- افت خلاقیت: نفوذ بار اضافی و فرایندهای پیچیده می‌تواند مانع از بروز خلاقیت و نوآوری در سازمان شود.
ریشه‌های عارضه افزودن
برای مدیریت و حذف عارضه افزودن، شناسایی ریشه‌های آن مهم است. در این راستا، می‌توان به سه عامل کلیدی اشاره کرد:
۱- تشویق به افزودن
در اکثر سازمان‌ها، مردم به‌جای کاهش، بیشتر به افزودن توجه دارند. به همین دلیل، افرادی که به انجام کارهای غیرضروری می‌پردازند و توانایی ایجاد تغییرات مثبت را دارند، تحت فشار و تشویق قرار می‌گیرند. این امر باعث می‌شود که توجیه برای حذف موارد غیرضروری وجود نداشته باشد.
۲- عدم درک بار اضافی
بسیاری از مدیرفکران و تصمیم‌گیرندگان در سازمان‌ها از بار اضافی که بر دوش کارکنان می‌گذارند، آگاه نیستند. این مسأله اغلب به‌خاطر عدم ارتباط مؤثر و شفاف بین سطوح مدیریتی و عملیاتی بروز می‌کند.
۳- موانع فرهنگی
فرهنگ سازمانی در بسیاری از مواقع مانع از ایجاد تغییرات مثبت می‌شود. در سازمان‌هایی که به رویکرد سنتی پایبندند، حذف موارد غیرضروری اغلب به‌عنوان عملی بدنام تلقی می‌شود.
راهکارهای حذف موانع
برای مقابله با عارضه افزودن و بهبود شرایط کاری، راهکارهای مؤثری وجود دارد. برخی از این راهکارها شامل:
۱- شناسایی موانع غیرضروری
شناسایی موانع اضافی می‌تواند نقش کلیدی در حل مشکل عارضه افزودن ایفا کند. این کار ممکن است به کمک نظرسنجی‌ها، بررسی بازخوردها و تعامل با کارکنان انجام شود تا سوءتفاهمات و نقاط ضعف مشخص‌تر شوند.
۲- ایجاد فرهنگ حذف
سازمان‌ها باید به‌جای تشویق به افزودن، فرهنگ حذف را تقویت کنند. برگزاری کارگاه‌های آموزشی و جلسات یادگیری می‌تواند به ایجاد این فرهنگ کمک کند.
۳- برقراری قوانین ساده
تدوین قوانینی ساده و قابل فهم به کارکنان کمک می‌کند تا متوجه شوند که چه چیزهایی می‌تواند حذف شود. به عنوان مثال، محدود کردن تعداد جلسات و نوشتن ایمیل‌های اضافی می‌تواند زمان کارکنان را آزاد کند و کمی به آن‌ها استراحت دهد.
۴- تمرکز بر خلاقیت و نوآوری
سازمان‌ها باید برای حفظ خلاقیت و نوآوری، فضایی نسبتاً آزاد و غیررسمی ایجاد کنند. ایجاد فضایی که کارکنان بتوانند با آزادی عمل کنید و ایده‌های جدید را مطرح کنند، به نوبه خود می‌تواند به حذف عارضه افزودن کمکی کند.
نمونه‌های موفق از حذف موانع
چندین سازمان معروف به‌خوبی با عارضه افزودن مقابله کرده‌اند و نتایج مثبتی نیز به دست آورده‌اند. این نمونه‌ها می‌تواند الگوی مفیدی برای دیگر سازمان‌ها باشد:
۱- شرکت گوگل
گوگل با معرفی سیاست‌های باز و با حداقل موانع، به برقراری فضایی کارآمد کمک کرده است. این شرکت اهمیتی به کارهای مثمر ثمر و لازم برای هر کارمند می‌دهد و از آن‌ها می‌خواهد که خودشان را از بار غیرضروری برهند.
۲- آسترازنکا
آسترازنکا با راه‌اندازی پروژه‌ای به نام «مرکز ساده‌سازی اکسلنس» موفق به کاهش بار اضافی کارها و افزایش بهره‌وری شده است. این پروژه شامل تدوین قوانین روشن و استفاده از تکنولوژی‌های دیجیتال برای مدیریت کارها بود. نتیجه این رویکرد، صرفه‌جویی دو میلیون ساعت در دو سال بود.
۳- مرکز کنترل کیفی هاوایی
این مرکز با راه‌اندازی برنامه‌ای به نام «رهایی از وظایف احمقانه»، موفق به شناسایی و حذف ۱۸۸ وظیفه غیرضروری شد. این اقدام منجر به کاهش ۸۷ درصدی بار کاری و افزایش زمان برای معاینه بیماران گردید.
نتیجه‌گیری
عارضه افزودن می‌تواند به طور جدی بر روی عملکرد و خلاقیت سازمان‌ها تأثیر منفی بگذارد. با این حال، با تشخیص و حذف موانع غیرضروری، سازمان‌ها می‌توانند به بهره‌وری و خلاقیت خود افزوده و فضایی سالم و المثبت را برای کارمندان فراهم کنند. این فرایند نیاز به همکاری و ارتباط مؤثر بین سطوح مختلف سازمان دارد و رهبران باید به‌خوبی ارتقا دهنده فرهنگ حذف باشند.
